INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLA PROCEDURA SEGNALAZIONI - WHISTLEBLOWING
PAD MULTIENERGY S.P.A. (“Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, avente sede legale in Via Cefalonia 70- Brescia, fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei Suoi dati.
Le informazioni sono fornite nell'ambito della procedura telematica di segnalazione presente sul sito web aziendale, attraverso la piattaforma “Legality Whistleblowing”, e verranno acquisite mediante gli strumenti informatici e/o tramite le ulteriori modalità indicate nella specifica documentazione. Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, per tale intendendosi il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), il D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal il D.Lgs.
n. 101/2018, nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante, nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.
DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE E DEL D.P.O.
Il Titolare del trattamento PAD MULTIENERGY S.P.A. è contattabile all’indirizzo: Via Cefalonia 70- Brescia, oppure tramite il seguente indirizzo e-mail: info@padmultienergy.it
Il Responsabile della Protezione dei dati (“DPO”), per tutto ciò che concerne il trattamento dei dati personali e l'esercizio dei diritti dell'interessato, è contattabile al seguente indirizzo e-mail:
privacy-petrolifera@padmultienergy.it
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalla società, per tali intendendosi la violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente – interna ed esterna – e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali o terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori).
Pertanto, la base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento alle previsioni contenute nella Legge 30 novembre 2017, n. 179 (“Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”), nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”) e nel Decreto Legislativo n. 24/2023 (“Attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”)
Il conferimento dei dati personali da parte dell’interessato è facoltativo, ma in difetto il Titolare non potrà procedere alla gestione della segnalazione.
RISERVATEZZA DEI DATI DEL SEGNALANTE
Il Titolare fa inoltre propria l'applicazione dell'art. 6 del D.lgs. 231/2001 come modificato dall'art. 2 della L.
n. 179/2017, rubricato “Tutela del dipendente o collaboratore che segnala illeciti nel settore privato”, che prescrive la tutela della riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione e vieta atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
Pertanto, a eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità penale o dell'art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui la riservatezza non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l'identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della normativa.
Tutti coloro che saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione ed essere nominati ed istruiti per iscritto.
Le segnalazioni verranno gestite esclusivamente dall’Organismo di Vigilanza della società, nominato ex D.Lgs 231/01, che avrà cura di preservare la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE
Il Titolare si impegna a trattare, in modo lecito, corretto e trasparente, solamente i dati necessari al raggiungimento delle finalità ed indispensabili per lo svolgimento delle attività oggetto della segnalazione.
Nel caso venissero raccolti, anche accidentalmente, dati personali manifestamente non necessari per la gestione della Segnalazione, tali dati saranno cancellati immediatamente.
I dati saranno trattati anche con strumenti elettronici ed utilizzati esclusivamente per le finalità indicate.
Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per un periodo non superiore a quello indispensabile al raggiungimento delle finalità per le quali vengono raccolti e per il periodo eventualmente necessario per adempiere a disposizioni di legge e/o a fini di tutela giudiziaria.
In ogni caso i dati raccolti ed archiviati verranno conservati per un massimo di 5 anni dalla ricezione delle segnalazioni medesime.
I dati personali saranno trattati esclusivamente dall’Organismo di Vigilanza che provvederà eventualmente ad attivare dei canali interni ma sempre nel rispetto della riservatezza del segnalante, del segnalato e dei fatti oggetto della segnalazione.
I dati personali potranno, inoltre, essere trattati per l'attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché essere trasmessi a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità.
DIRITTI DELL'INTERESSATO
Ai sensi degli artt. 15 e seguenti del GDPR, ferme eventuali limitazioni derivanti da disposizioni cogenti, sono riconosciuti al segnalante i seguenti diritti:
- Diritto di accesso – il diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo informazioni inerenti a: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie dei dati personali trattati; (iii) i destinatari o le categorie degli stessi ai quali i dati possono essere comunicati, in particolare se collocati in paesi extra-UE, ed i mezzi per esercitare i suoi diritti verso tali soggetti; (iv) quando possibile il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo; (v) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l'integrazione dei dati personali nonché l'origine dei dati raccolti presso terzi.
- Diritto di rettifica – diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- Diritto di cancellazione – diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell'articolo 17, par. 1 del GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui (a) l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui sia soggetto il Titolare, o (b) l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui sia investito il Titolare, o (c) l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
- Diritto di limitazione – diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all'articolo 18, par. 1 del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati personali verranno trattati - salvo che per la conservazione - soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.
L'esercizio dei diritti da parte dell'interessato potrà avvenire attraverso l'invio delle relative richieste all'indirizzo e-mail privacy-petrolifera@padmultienergy.it
